Właściwe zarządzanie przedsiębiorstwem to też dbanie o najsprawniejszy obieg dokumentów. Są do tego celu przeznaczone narzędzia

Prowadzenie swojej firmy jest związane z koniecznością zbierania i zarządzania znacznych ilości dokumentów. Im poważniejsze przedsiębiorstwo, tym trudniej sprawować nad nimi pieczę i przy tym samym mnóstwo czasu traci się na zdobycie do nich dostępu. W tej chwili konieczna staje się praktyka zarządzania dokumentów, która pozwala na ulepszenie przepływu dokumentów w firmie.

Gdy obieg dokumentów nie został ustalony w czasie implementacji ERP, trzeba pomyśleć o nim już kilka miesięcy później. Prawdą jest, że przyniesie to za sobą

Dokumenty

Autor: www.sxc.hu
Źródło: www.sxc.hu

pewne koszty. Wiele firm więc przede wszystkim wdraża moduły, które są bezpośrednio związane z najistotniejszymi obowiązkami pracowników, traktując obieg dokumentów za aplikację dodatkową, jaką ewentualnie wprowadzą wkrótce.

Mają oni trochę racji, ponieważ nie jest ona konieczna do pracy przedsiębiorstwa. Równocześnie zapewnia ona wymagane korzyści, jakie możemy zauważyć już w krótkim czasie po wdrożeniu. Obieg dokumentów więc można porównać na przykład do elektrycznych lusterek w aucie. Wiadomo, że można bez nich jeździć i nie minimalizuje to w żaden sposób bezpieczeństwa jazdy. To prawda, jednak zastanów się, o ile łatwiej i szybciej możemy ustawić lusterka ustawiane w sposób elektryczny! Ma to najistotniejsze wtedy, gdy z pojazdu korzysta więcej ludzi, a tak właśnie wygląda to z dokumentami w Twojej firmie. Nie warto więc odkładać wdrożenia systemem zarządzania dokumentów do jakiejś nieokreślonej przyszłości.

dokumenty

Autor: Ian Lamont
Źródło: http://www.flickr.com
Podobnie jest powiązane z inną ciekawą i pomocną praktyką, jak skanowanie faktur. Popatrz, ile czasu masz okazję na tym zaoszczędzić, kiedy wszystko masz w określonym miejscu i zdajesz sobie sprawę, że nie powinno się „przekopywać” się przez mnóstwo dokumentów. Szczególnie, że liczba zbędnego, ale niezbędnego papieru, czy to dla urzędów, czy swoich potrzeb, rośnie. Co wykonać z tym zalewem? Dzięki możliwości skanowania faktur masz okazję wszystko zwrócić do wersji elektronicznej i posiadać zawsze właściwy dokument pod ręką, jak link do artykułu efematic.pllink do artykułu Znacznie więcej firm się na to decyduje, gdyż to znacznie ułatwia powszechną działalność i funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Warto także korzystać z urządzeń najlepszych, sprawdzonych na rynku firm, jak Kofax.