Recykling dokumentacji niearchiwalnej musi odbywać się w sposób określony na podstawie decyzji dyrektora właściwego miejscowo archiwum

Dokumentacja niearchiwalna, są to akta, która posiada krótkotrwałe znaczenie praktyczne i po ustalonym okresie jej przechowywania jest niszczona. Tworzy inną grupę od dokumentacji archiwalnej.

kosz

Autor: Quinn Dombrowski
Źródło: http://www.flickr.com
Ustalony termin przechowywania dokumentacji czasowej jest podzielony na określone obszary kwalifikacyjne do ustalonego terminu jej archiwizowana i po czasie może zacząć się brakowanie dokumentów z zachowaniem określonych poprzez kodeks cywilny lub karny czasów przedawnienia dokumentacji czasowej. Również ustalone stopnie kwalifikacyjne rozróżniają papiery terminowe na ustalone obszary, które wskazują na charakter przeznaczenia i datę brakowania dokumentów oznaczonych symbolami: „B”, „Bc” i „BE”. Symbol „B” oznacza kategorie archiwalną dokumentacji czasowej, to znaczy archiwizowanej dokumentacji do okresu jej przeterminowania.

Źródło artykułu: www.destroy.plzasowe oznaczone symbolem „B” z końcówką liczby arabskiej, np. 5, 10, 25, jest to grupa dokumentacji niearchiwalnej o terminowym znaczeniu użytkowym. Po określonym okresie jej przechowywania, którą ustala cyfra arabska, jest niszczona. Trzeba jednak tu tej pamiętać, że okres jej przechowywania liczy się w całych latach kalendarzowych, licząc od 1 stycznia roku kolejnego do okresu jej wydania po koniec terminu jego

znak

Autor: Mark Morgan
Źródło: http://www.flickr.com

faktycznego znaczenia. Dokumentacja niearchiwalna oznaczona symbolem „Bc” posiada krótkoterminowe zastosowanie użyteczne i po bezpośrednim upływie jej faktycznej użyteczności jest dawana do brakowania.

Z kolei dokumentacja terminowa oznaczona symbolem „BE” z dodaniem liczby arabskiej, to dokumentacja, która po terminie archiwizowana, np. BE15 czyli po 15 latach przechowywania jest poddawana ponownemu sprawdzeniu przez uprawnioną komisję stworzoną poprzez archiwum państwowe. Brakowanie dokumentów terminowych w państwowych i prywatnych spółkach może dziać się jedynie za akceptacją dyrektora miejscowego archiwum państwowego.

Komórki w rękach prywatnych takie jak spółki, stowarzyszenia, organizacje pozarządowe, spółdzielnie itp. mogą zwracać się do archiwum państwowego o wypowiedzenie opinii dotyczącej brakowania akt. Brakowanie dokumentów powinno być prowadzone systematycznie raz w roku, a w przypadku niedużych archiwów oraz składnic w miarę zapotrzebowania – [link]. Po otrzymaniu decyzji terytorialnego archiwum państwowego, akty terminowe należy przygotować do recyklingu uniemożliwiając zwłaszcza dostęp osób nieuprawnionych do informacji zamieszczonych w dokumentach. Recykling dokumentów powinien byś nadzorowany przez odpowiednią komórkę nadzorującą brakowanie aktów. Akty zamieszczające dane osobowe, adresowe czy ważne informacje mówiące o instytucji muszą przed przekazaniem ich na makulaturę, być usunięte (np. niszczarką).